A escolha pelo trabalho em casa se tornou a principal solução para muitas empresas darem continuidade aos serviços durante a crise da COVID-19. O que surgiu como algo temporário, já está sendo visto como uma alternativa produtiva e econômica para o futuro de muitas companhias. Tanto que grandes empresas – como Google, Facebook, Coca Cola e Nubank – já anunciaram o regime de home office até o final de 2020.
Todavia, para que o trabalho remoto seja implementado com sucesso existem passos importantes a se executar, e um deles é a escolha das ferramentas de fluxo de trabalho e comunicação das equipes. Inicialmente, o processo de home office pegou muitas organizações de surpresa, o que levou a um improviso inicial do método de trabalho, mas, para aqueles que quiserem manter esse modo de serviço, é essencial que ele seja aprimorado – incluindo a escolha de boas ferramentas de serviço a distância.
Veja nesta leitura como escolher a melhor ferramenta e porque fugir de aplicativos de uso comum, como o caso do WhatsApp:
Porque optar por uma ferramenta profissional
Para muitas empresas, a adoção do WhatsApp como meio de comunicação remota parece a opção mais viável e prática. Entretanto, por ser uma ferramenta de uso comum e pessoal, ela apresenta riscos de segurança e produtividade para os negócios.
O primeiro, pois as informações empresariais ali compartilhadas podem ser facilmente acessadas por terceiros de diversas formas, seja pelo dispositivo (em casos de perda, furto, roubo) ou a partir de cibercrimes (malwares, phishing, hackers e outros). O segundo, dado às distrações de cunho pessoal (outros contatos) e a insuficiência de recursos voltados ao meio profissional, o que impede a execução de certos serviços.
O mesmo vale para outros aplicativos de comunicação que sejam de utilidade geral e pessoal. Assim, prefira tarefas projetadas e voltadas ao ambiente de trabalho, com recursos personalizados, que aumentam a produtividade e facilitam a comunicação, e uma segurança de ponta, que mantém a segurança dos dados organizacionais.
Não caia na tentação das múltiplas ferramentas
Concordado que sua empresa deve optar por uma ferramenta voltado ao ambiente profissional, chegou a hora de ver as opções existentes e escolher a melhor. Aí se encontra um grande perigo: a variedade de opções. Em muitos casos, é comum que a ampla gama de opções leve ao impulso de adotar várias ferramentas, pois isso gera uma sensação de que assim a empresa estará melhor preparada para operar remotamente.
Acontece que cada ferramenta adicional incluída pode mais atrapalhar do que ajudar no processo de trabalho. Isso ocorre por alguns motivos, os principais sendo:
- a complexidade de exercer o trabalho e se comunicar em múltiplas ferramentas;
- a distração e o tempo extra para atualizar e gerir todas as ferramentas;
- a confusão de ter as informações espalhadas em diferentes lugares, o que pode levar a desencontros e esquecimentos.
Ferramentas All In One
Para evitar as dores de cabeça e o investimento desnecessário em mais de uma ferramenta, dê preferência àquelas do estilo “all in one” (tudo em um). Ou seja, são aquelas cuja funcionalidade é voltada a unificar serviços em um só espaço, quase como um escritório virtual centralizado.
As principais características pelas quais você deve estar atento ao buscar uma plataforma all in one são:
- Comunicação por texto em tempo real (chats, mensagens, espaços de comentários, etc);
- Armazenamento de arquivos e documentos empresariais;
- Registro e acompanhamento do progresso de projetos e tarefas de forma estruturada;
- Conexão com outras ferramentas extras, como e-mail, drives,
Dica da GarraTech
Nossa indicação para segurança, produtividade e qualidade do trabalho remoto da sua empresa é o Microsoft Teams, um hub voltado ao trabalho em equipe que reúne vários recursos em um só espaço.
Nele você configura e gerencia uma equipe de trabalho em um “escritório virtual”, no qual você pode estabelecer conversas com um ou mais colaboradores, formar e categorizar equipes.
Além do bate-papo em tempo real, ele também disponibiliza outras funcionalidades necessárias para moldar a sua rotina de trabalho à distância, como agendas, videoconferências, audioconferência, realização de eventos on-line, compartilhamento e alteração de arquivos.
Para facilitar ainda mais o home office, não há restrições ao número de participantes das videoconferências, que ainda podem ser agendadas e gravadas. Para ilustrar as reuniões, os colaboradores podem adicionar guias com apresentações de PowerPoint, relatórios do Power BI ou sites do SharePoint, para que toda a equipe possa visualizar, discutir e colaborar com o material mostrado.
Diferentes recursos também podem ser explorados em outros pacotes e assinaturas personalizadas.
Teste os serviços do Microsoft Teams
Em virtude do coronavírus, o Teams liberou a assinatura gratuita para videoconferências com um número ilimitado de pessoas. Mas, caso você queira fazer uso completo de seus benefícios e também conhecer mais produtos do Office 365 voltados ao aprimoramento empresarial, contate-nos por e-mail (garra@garra.inf.br) ou por telefone: (51) 3637-2020 ou (51) 99797-9726.
*Texto por Amanda Büneker